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Cómo gestionar la información para controlar los gastos en los viajes corporativos

13 Diciembre 2016

Diners Club Spain ha difundido un white paper para explicar cuáles son los datos con los que puede trabajar una empresa en términos de gastos de viaje y cuál es la forma de aprovecharlos en beneficio, tanto de la empresa, como del viajero

Cómo gestionar la información para controlar los gastos en los viajes corporativos
 

Diners Club Spain ha difundido un white paper para explicar cuáles son los datos con los que puede trabajar una empresa en términos de gastos de viaje y cuál es la forma de aprovecharlos en beneficio, tanto de la empresa, como del viajero.

 

 

Los datos de gastos de viaje son de gran ayuda para establecer una serie de acciones relacionadas con la gestión de los viajes corporativos. Las fuentes que maneja el travel manager son numerosas: agencia de viajes, herramientas de autorreservas, proveedores del servicio, proveedores de pago, sistemas de liquidación y sistemas contables.

La información que recibe la empresa debe ser estructurada para sacar el mayor partido posible y este procedimiento está en función del destinatario. La situación idónea es contar con una sola plataforma de información que integre los datos generados por diferentes fuentes. Tanto la Dirección, los Jefes de Departamento, los viajeros y los responsables del departamento de Viajes podrán extraer información importante para su actividad laboral a través de los datos de viaje.

Estas son las principales conclusiones del documento “Datos para el Viaje Corporativo”:

  • Saber es poder. Cuanta más información le sea accesible a una empresa, mejor gestión le puede dar a sus gastos. Esto también aplica a los viajes de empresa.
  • Los datos de gasto pertenecen a las empresas que los generan, y por lo tanto, sus proveedores tienen la obligación de suministrárselos ante su requerimiento. Sin embargo, la información que recibe la empresa debe ser estructurada para sacar el mayor partido posible.
  • Por esta razón, lo primero que debe de especificar un travel manager es en qué áreas quiere aplicar la información obtenida. La aplicación más habitual suele ser en los presupuestos de viaje, el control del cumplimiento de las políticas de viaje, el control del gasto y en la negociación de precios con los proveedores de viaje.
  • El siguiente paso es analizar el número de fuentes de información disponibles para identificar cuáles son las fuentes que tiene sentido combinar en una sola plataforma con el fin de abarcar toda la gama de gastos que se efectúan durante los viajes. Una vez integrada la información, se puede proceder a programar los informes relevantes en base a los KPIs definidos.
  • Para ello, el travel manager, junto con un equipo de trabajo, deberá especificar los KPIs necesarios para medir y analizar de forma correcta las repercusiones en las áreas identificadas. Este es uno de los trabajos más importantes y no se debe realizar de forma superficial.
  • nivel interno, los informes de evolución de gastos y el cumplimiento de las políticas establecidas se utilizarán, según conveniencia, para presentaciones a la alta dirección, a departamentos relacionados con la organización de los viajes o para los viajeros mismos con el fin de tomar decisiones en base a ello. A nivel externo, los informes pueden servir para negociar precios especiales con proveedores.
  • Adicionalmente, el travel manager debe tener en cuenta que hay nuevas metodologías de información que ayudan a medir la satisfacción de los viajeros y que en un futuro cercano pueden ofrecer servicios a medida a cada viajero de empresa, sin exceder el presupuesto estipulado para el viaje
  • FUENTE FORUM BUSINESS TRAVEL