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6 FORMAS DE FOMENTAR LA PARTICIPACIÓN Y EL NETWORKING EN EVENTOS

27 Septiembre 2016

Mostramos algunas ideas que ayudarán a superar barreras y que fomentan la participación en Eventos

INSPIRACIÓN

6 FORMAS DE FOMENTAR LA PARTICIPACIÓN Y EL NETWORKING EN EVENTOS

 

Para fomentar la participación en eventos se puede contratar un speaker, usar tecnología, organizar juegos y metodologías de trabajo en equipo. Todo depende del público al que te dirijas, número de asistentes, formato de tu evento y duración.

Pero hay que tener en cuenta que la participación nunca ocurre por arte de magia. Es difícil conseguirla incluso cuando hay un speaker que lanza preguntas al público. Normalmente la timidez o vergüenza suelen ser las barreras que impiden a los asistentes ser más participativos. Por eso vamos a mostrar algunas ideas que ayudarán a superar estas barreras y que fomentarán la participación.

 
                                                        Debe ser planificada 

Es importante tener en cuenta que el número, tamaño y montaje de salas deberán definirse en función a la técnica de participación. No todas las técnicas son viables para el mismo número de participantes ni para cualquier montaje.

1. Regala dónuts

Parece muy básico y trillado, pero ofrecer una recompensa al público por participar es algo que funciona, aunque no seamos conscientes de ello.

Nuestro cerebro responde de forma positiva a ciertos estímulos, sobre todo al sistema de recompensas. Es algo que llevamos en nuestra genética y que funciona de forma natural cuando tomamos una decisión. Si el cerebro percibe que hemos tomado la decisión correcta nos premia segregando sustancias que nos hacen sentir bien.

Por lo tanto, cuando premiamos a alguien por comportarse como esperamos, de forma inconsciente estamos provocando en su cerebro una reacción en cadena que también premia su comportamiento. Esto hace que esa persona esté más predispuesta a participar o al menos estará más atenta por si hay otra oportunidad de hacerlo. Además, esta respuesta ante la recompensa estimulará a otras personas para que sigan su mismo comportamiento y también participen.

Naturalmente, no todas las recompensas tienen la misma fuerza ni el mismo efecto. Cuanto más atractivo o apetecible sea el premio, mayor será el interés y los efectos positivos. Por eso, debes olvidarte de regalar bolis o chapas con el logo de tu empresa. Regala algo que el participante vaya a disfrutar de verdad.

Por supuesto que puedes premiar con algo que tenga que ver con tu empresa, pero tendrá más gancho si regalas algún servicio o producto, que si es un objeto con tu logo. Puedes ser creativo y regalar alguna experiencia, pero incluso algo tan sencillo como un delicioso dónut o bollo, puede ser la clave. Sobre todo en determinadas horas de la mañana o de la tarde.

Si lo haces con gracia y de una forma dinámica, puede ser todo un éxito. Pero procura que no se lleve todos los dónuts la misma persona.

2. La cadena de favores

Esta técnica está pensada sobre todo para fomentar el networking entre los asistentes, una de las principales motivaciones por las que acuden a congresos y conferencias.

Para iniciar la técnica de “La cadena de favores“, cada participante ha de añadir en su solapa o en una pizarra cuál es su cargo y especialidad, además de poner en qué podría ayudar a otras empresas y en qué le gustaría que le ayudaran.

Durante el descanso o en algún momento concreto del evento, se les pide a los asistentes que busquen a alguien a quien puedan ayudar y/o a una persona que les pueda ayudar con algo.

Esta técnica es mucho más efectiva y va mucho más al grano que la típica de intercambiar tarjetas o presentarse al asistente que tenemos al lado.

3. Muros sociales

Es buena idea ubicar en algún lugar cercano al escenario o sala plenaria, una pantalla donde aparezcan todas las publicaciones sociales que se vayan compartiendo sobre tu evento. Esto fomentará la interacción en redes sociales y por tanto te ayudará a tener más visibilidad. Pero también puedes usarlo como una forma de participación directa pidiendo al público que pregunten sus dudas o te respondan a través de las redes sociales.

 

Puedes programar varios momentos de pausa entre ponencias para leer en voz alta algunos de los Tweets más interesantes o que aporten más valor, así como solventar posibles dudas de los asistentes.

Esto fomentará que tu público participe mucho más en redes sociales, porque las verán como un canal integrado en tu programa y una forma más de interactuar; sobre todo para aquellos formatos donde sea más complicado interrumpir o intervenir, y también para aquellas personas que sean tímidas y prefieran hacerlo de forma online.

4. Trabajo en equipo

Organiza alguna actividad que se deba hacer en equipo y que todo tu público pueda participar al mismo tiempo. Esto ayudará a romper el hielo y a eliminar las barreras que pueda causar la timidez o el miedo a ser observado, ya que todo el mundo estará realizando la misma actividad.

Si puedes encontrar una actividad divertida y poco usual, mucho mejor. Algo que represente un pequeño reto para la gran mayoría, pero lo suficientemente fácil para que puedan realizarlo con unas pocas instrucciones.

Algunas ideas que puedes poner en práctica son organizar un futbolín gigante, hacer que tus asistentes suban a un castillo hinchable, retarles a que toquen una melodía musical con violines o hasta ponerles pruebas más complicadas como montar algo o descubrir un misterio.

Cuanto más lúdico y dinámico mucho mejor. La dificultad, temática y tipo de actividades tendrán que adaptarse y definirse según el número de asistentes, sector y especialización, heterogeneidad del grupo y de si conoces o no a los participantes.

El formato y duración del evento también influirá en el tipo de dinámicas que puedas elegir, ya que no todo funcionará ni encajará del mismo modo.

5. Pon al asistente en el centro de la acción

¿Por qué no dejar que los asistentes aporten sus conocimientos y puntos de vista y usar eso como hilo conductor de la reunión o conferencia?

Antes de empezar, haz un pequeño brainstorming donde los asistentes puedan aportar soluciones a un problema o sugerencias sobre un tema.

En lugar del brainstorming también puedes utilizar una pizarra, donde los asistentes pueden ir colgando sus participaciones en post-its, incluso se pueden dividir en colores según el tema o tipo de participación.

Luego desarrolla esas ideas o úsalas como ejemplos en tus conferencias, charlas o formaciones. De este modo, podrás llevar a los asistentes a tu terreno con ejemplos e ideas que realmente les preocupen o conecten con ellos. Tú público estará mucho más atento y estará más predispuesto a participar durante el resto de la conferencia.

6. La ruleta

Otra opción para que tu público participe es entregar un número a cada asistente o numerar las sillas, para más tarde pedir a alguien de entre el público que diga un número. La persona que corresponda a ese número deberá explicar, responder o proponer algo que le pidas. Una vez termine, ese participante deberá decir otro número para que otra persona del público haga su aportación. Y así sucesivamente las veces que sea necesario.

Esta técnica ha de ser muy dinámica, las preguntas o temas tienen que ser fáciles de contestar o al menos adaptarse muy bien al tipo de público asistente; de no ser así, la dinámica podría verse interrumpida con frecuencia y algunas personas podrían sentirse ridiculizadas delante del resto al no saber qué contestar.

Si las preguntas son buenas, aportan valor y se sabe cómo dinamizar al grupo, puede ser una buena técnica para fomentar la participación.

 

Conclusión

Hay muchas formas de fomentar la participación o el networking en eventos y congresos. No hay una única fórmula infalible o una que nunca funcione. Incluso se pueden ir combinando varias técnicas entre si y experimentar. No se necesita una gran parafernalia, ni tecnología punta. Se trata de ser un poco creativo y pensar en la mejor opción para conectar con tú público y romper el hielo.

Incluso la idea más sencilla puede ser la llave que abra ese muro frío que a veces parece estar presente entre asistentes y ponentes. Si se sabe hacer con gracia y elegancia, cualquier técnica puede tener cabida.

La clave está en tener muy claro a quién te diriges y adaptar tus técnicas al formato de tu evento. Incluso puede que tengas que acabar adaptando todo el formato a las dinámicas. Todo depende de la importancia y el peso que tenga la participación.

FUENTE MICERS.COM 27/09/2016