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NUEVOS PROCESOS PARA LA GESTIÓN DE LOS GASTOS DE EMMPRESA

29 Junio 2016

La demanda general de las empresas ante las soluciones tecnológicas para viajes es que automaticen los procesos relacionados con la gestión de los gastos, algo que permitiría redirigir recursos económicos y humanos hacia tareas de mayor valor añadido. Pero para que esto sea posible, las organizaciones buscan altos niveles de usabilidad con interfaces intuitivas que doten de la mayor autonomía posible a los usuarios.

 

 

 

Según apunta un informe del proveedor de software Sarce, este tipo de soluciones deben estar alineadas con los nuevos entornos de movilidad cloud que vienen siendo habituales ya en el ámbito profesional. Es decir, facilitar la accesibilidad a través de cualquier dispositivo móvil, desde el inicio de una solicitud en cualquier momento, hasta adjuntar una factura o proceder a una aprobación.

Entre los imprescindibles mencionados por esta empresa, destaca ofrecer al empleado la posibilidad de subir cualquier documentaciónsobre el gasto de su viaje al repositorio central corporativo o bien, a la nube, desde donde posteriormente se pueda continuar con la tramitación.

En la parte meramente funcional, las organizaciones demandan herramientas de reporting que permitan aprovechar los beneficios de este tipo de aplicaciones, de forma que impulse una gestión digitalizada y centralizada de los gastos de viaje en la que puedan intervenirdistintos perfiles de empleados pertenecientes, a su vez, a diferentes departamentos o áreas de la compañía.

 “la capacidad de hacer analíticas sobre los gastos, las comparativas presupuestarias para analizar desviaciones o los indicadores de rendimiento de las inversiones en viajes son herramientas muy potentes para las áreas de negocio y financieras, que les permiten tomar decisiones incluso más allá de sus políticas de gastos de viaje”.

La implantación de soluciones de este tipo se convierte en un gran aliado del director de administración porque permiten automatizar la gestión de las compensaciones de IVA, el registro automático de estos gastos en la contabilidad general, el control de los techos de gasto o la importación de movimientos de pagos electrónicos.

El director de recursos humanos también puede apoyarse en este tipo de aplicaciones para gestionar la política de viajes y gastos integrándola con su sistema, mientras que el director financiero puede gestionar la solicitud de anticipos de dinero y los cambios y divisas. Paralelamente, el controller realiza el seguimiento y los informes, tanto a nivel cuantitativo como cualitativo.

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