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4 consejos para potenciar el éxito de las reuniones Kick-off

15 Febrero 2016

Los eventos Kick off sirven para organizar un encuentro con clientes, empleados o proveedores para planificar, reestructurar, alinear objetivos o ideas

4 consejos para potenciar el éxito de las reuniones Kick-off

 

 Los eventos Kick off sirven para organizar un encuentro con clientes, empleados o proveedores para planificar, reestructurar, alinear objetivos o ideasAsí lo define lastart-up española jobandtalent, que explica que es una de las prácticas “más innovadoras” en la gestión de proyectos y en el ámbito empresarial.

Mantener informados a los colaboradores de tu empresa acerca de las estrategias o nuevos proyectos es un desafío importante. ¿Te atreves? Hoy te daremos algunas pautas que debes seguir para realizar un Kick Off con éxito:

Fuera el aburrimiento

Las reuniones Kick-off deberían ser excitantes e inspiradoras, no sosas y aburridas. Es una oportunidad para reunir a todos en una sala para reflexionar acerca de ideas, obtener una valiosa retroalimentación, y realmente establecer el tono para el resto del año.

Aparte de reunir a todo el equipo y transmitir el entusiasmo acerca de lo que está por venir, las reuniones Kick-off permiten ganar perspectiva para el nuevo año con una reflexión sobre el año anterior. Se pueden celebrar los éxitos, pero también admitir importantes fracasos y usar estos como experiencias de aprendizaje en su movimiento hacia adelante. Estos encuentros también proveen una oportunidad para una buena planificación en equipo, iniciativas de entrenamiento y construcción de equipos.

Si bien es posible que quieras tratar estas reuniones como cualquier otra, es importante darles a los asistentes la atención extra que ellos desean. No en vanos, ¡estás presentando y planeando tu año entero! Es crucial construir el impulso adecuado con tu equipo y tienes poco tiempo para hacerlo. En este contexto,Orquidea Technology Group, empresa que desarrolla soluciones basadas en tecnología móvil, recoge algunos consejos para dar algo de entusiasmo a una reunión Kick-off:

1. Cambia el nombre

Por ejemplo, considera no llamarle “Reunión Kick-off”. Cuando llamas una reunión “Kick-off”, esto implica que una serie de decisiones han sido ya tomadas sin ninguna participación, y esto puede hacer que algunos miembros se sientan excluidos. También “Reunión Kick-off” suena congestionado, a cliché y aburrido (¿no te parece? Un enfoque más positivo sería colocar un nombre a la reunión que sugiera que aún hay trabajo por hacer (lo cual es cierto). ¿Por qué no llamar a su reunión inicial: ‘El camino por recorrer en 2016 o 2016: preparándonos para el crecimiento’?

Podrás crear diapositivas con la información que ya ha sido decidida para el año nuevo, pero dándole un nombre diferente implica que hay espacio para las ideas, cambios y participación – tal cual como debería ser. Si los miembros del equipo sienten que pueden aportar en la reunión, serán más propensos a escuchar activamente y a participar, en lugar de sólo recostarse, oír y disfrutar del café.

2. Hazlo interactivo

Todo el mundo se apunta a la reunión esperando tener que sentarse el tiempo que dure la reunión y oír al presentador como todos los años. Es probable que la mayoría de la gente haya realizado un check-out mental incluso antes que la reunión haya comenzado. Por eso, ¡cambia la reunión! Comienza preguntando a todos algunas ideas para la conferencia o evento que justo va a comenzar.

El  crowdsourcing de contenidos e ideas se simplifica utilizando tecnología para eventos como una app con un sistema de respuesta de la audiencia, permitiendo a los asistentes hacer sus preguntas o comentarios usando funcionalidades como ‘Haga una pregunta’ que les dará a ellos la oportunidad de plantear cuestiones o apoyar las que otros ya hayan realizado.

Alternativamente puede abrir una sesión de preguntas en vivo con preguntas tales como: ¿Qué sesiones piensa que deben ser incluidas? ¿Qué actividades para romper el hielo funcionaron mejor? ¿A qué presentadores quieren ver de nuevo? ¿Qué tipo de comida quieren ver en el próximo evento? Aunque ya tengas pensado tu próximo evento, mantén un espacio abierto a nuevas ideas que se te puedan haber pasado, recopilando datos en tiempo real para un impacto inmediato o descargándola a posteriori para analizar los números.

Considera un enfoque divertido como un juego de trivial. Utiliza técnicas de gamificación para contribuir al logro de sus objetivos. Si el fin de la reunión es revisar el desempeño del año pasado, incluye preguntas acerca de los logros obtenidos el año anterior, algo de lo que el ponente esté hablando, para verificar que los conceptos han quedado claros y también para comprobar el grado de compenetración que está logrando el ponente con los asistentes. Aunque esto funcionará como un juego, la información que se puede obtener de las respuestas es fundamental para medir el éxito o fracaso del mismo evento.

3. Considera un ponente sorpresa

Aunque  su reunión Kick-off es probable que ya esté planificada para 2016, no es demasiado tarde para llegar a algunos contactos (incluso algún cliente) para que venga y ofrezca una breve introducción o 15 minutos de conversación inspiradora. Si tienes un cliente de confianza, tal vez estará interesado en ir a charlar sobre una experiencia positiva que haya tenido con su equipo el pasado año. Dentro de la aplicación de eventos, puede mencionar a una ponente sorpresa al nombrar la sesión ‘Ponente secreto’ y la posibilidad de subir un perfil del ponente sin su fotografía, pero si con su biografía.

No tiene por qué ser complejo, sólo algo para cambiar las cosas y conseguir que tu equipo disponga a sentarse con la espalda recta y se sientan motivados para escuchar. Incluso se podría considerar tener a alguien vía Skype.

4. Promueve un excelente ‘networking’

La gamificación es también una gran forma de promover networking y el team building. Te aconsejamos que dediques tiempo para que en medio de la reunión la gente se levante de sus asientos para hablar unos con otros. En una oportunidad vimos a un cliente crear un reto llamado “conozca al fundador” como parte de su juego de evento en donde el jugador tiene que encontrar al fundador de la empresa, presentarse y/o saludarle.

Aprovechar las técnicas de gamificación es una manera inteligente de animar a los miembros más nuevos del equipo a conocer a empleados con más experiencia. Puede tener retos tales como ‘Conozca un colega que tenga más de 5 años dentro del departamento’ o ‘Conozca a la persona con más tiempo en el Departamento de Marketing’. Esto es en general una excelente forma de romper el hielo entre los miembros del equipo.

Las reuniones de compañía no tienen que seguir siendo una calle de un solo sentido en donde un ponente se para y suelta una gran cantidad de información. En vez de esto, puede ser un tiempo excitante e inspirador para que todo el equipo esté junto, se conozcan unos a otros, y se sientan listos para realmente comenzar el año. No pases por alto los pequeños detalles y no tengas miedo de tomar algunos ‘pequeños riesgos’ con tu reunión Kick-off.

Fuente

Mark Dumschat | Eventmobi

Fran Galarraga  | Orquidea Technology Group